Campagnes
Met het campagne systeem kun je gerichte e-mails versturen naar specifieke doelgroepen uit je bezoekersbestand.
Wat kun je ermee?
Voorbeelden:
Stuur een nieuwsbrief naar alle bezoekers van het afgelopen jaar
Mail bezoekers uit een specifieke regio over een nieuwe voorstelling in hun buurt
Stuur een bedankmail naar alle donateurs
Heractiveer bezoekers die al lang geen kaarten meer hebben gekocht
Hoe werkt het?
Het campagne systeem bestaat uit 3 stappen:
Selectie maken: Kies je doelgroep (bijvoorbeeld "alle bezoekers uit Amsterdam")
Template kiezen: Selecteer een e-mail template met je boodschap
Versturen: Direct versturen (ad-hoc) of inplannen voor later (scheduled)
Belangrijk:
Campagnes worden verstuurd in batches van 250 emails tegelijk (voor stabiliteit)
Je kunt maximaal 10.000 ontvangers per campagne hebben
Alle campagnes respecteren automatisch opt-outs en privacy instellingen
Campaign Types
1. Ad-hoc Campagnes (Direct Versturen)
Wat is het: Een campagne die direct wordt verstuurd zodra je deze activeert.
Wanneer gebruiken:
Dringende mededelingen
Last-minute aanbiedingen
Reacties op actualiteit
Eenmalige nieuwsbrieven
Voordeel: Binnen enkele minuten in de inbox
2. Geplande Campagnes (Scheduled)
Wat is het: Een campagne die op een specifieke datum/tijd wordt verstuurd.
Wanneer gebruiken:
Nieuwsbrieven met vaste planning (elke maand op de 1e)
Marketing campagnes met strategische timing
Voorverkoop aankondigingen
Seizoensgebonden acties
Voordeel: Automatisch versturen op het juiste moment
Campagne Aanmaken
Stap 1: Ga naar Campagnes
Navigeer in het dashboard naar E-mail > Campagnes.
Stap 2: Nieuwe Campagne
Klik op + Nieuwe Campagne.
Stap 3: Configuratie
Campagne Naam
Interne naam (bijv. "Nieuwsbrief December 2025")
Template
Selecteer een e-mail template
Selectie
Kies je doelgroep (zie Selecties maken)
Versturen
Kies: Nu (ad-hoc) of Later (geplande tijd)
Selecties Maken
Selecties bepalen wie de campagne ontvangt. Dit zijn SQL-based regels die je doelgroep definiëren.
Selectie Voorbeelden
Alle bezoekers van het afgelopen jaar:
Bezoekers uit een specifieke regio:
Bezoekers zonder abonnement:
Bezoekers met specifieke tag:
Inactieve bezoekers:
Selectie Regels Ophalen
Selecties worden opgeslagen in Google Cloud Storage en opgehaald via de Report Builder API.
Beschikbare selecties:
Organisatoren kunnen selecties laten maken door support
Selecties zijn herbruikbaar voor meerdere campagnes
Selecties kunnen gecombineerd worden (AND/OR logic)
Let op: Technische kennis van SQL is handig voor custom selecties. Neem contact op met support voor hulp.
Email Templates
Campagnes gebruiken email templates die je van tevoren aanmaakt.
Template Aanmaken
Ga naar E-mail > Templates
Klik op + Nieuwe Template
Geef de template een naam (bijv. "Nieuwsbrief Template")
Ontwerp je email met HTML/CSS of gebruik de editor
Gebruik merge variabelen voor personalisatie
Merge Variabelen
Gebruik deze codes in je template om ze automatisch te vervangen met klantgegevens:
%FIRSTNAME%
Voornaam van de ontvanger
%LASTNAME%
Achternaam
%EMAIL%
E-mailadres
%SALUTATION%
Aanhef (bijv. "Beste Jan")
%COMPANYNAME%
Jouw organisatie naam
%UNSUBSCRIBE%
Link om uit te schrijven (verplicht!)
Voorbeeld:
Subject in Template
Je kunt de onderwerpregel direct in de template zetten:
Alles tussen <SUBJECT> en </SUBJECT> wordt gebruikt als onderwerpregel.
Zie ook: E-mail Templates Aanpassen
Campagne Versturen
Direct Versturen (Ad-hoc)
Maak campagne aan
Kies Nu versturen
Klik op Versturen
De campagne wordt direct in batches verstuurd
Timing:
Eerste batch start binnen enkele seconden
Batches van 250 emails per keer
Totaal duurt ~1-5 minuten voor 1000 ontvangers
Inplannen (Scheduled)
Maak campagne aan
Kies Later versturen
Selecteer datum en tijd
Klik op Inplannen
De campagne wordt automatisch verstuurd op het gekozen moment
Timing:
Campagne wordt exact op de gekozen tijd verstuurd
Je kunt meerdere campagnes inplannen
Geplande campagnes kun je annuleren (tot het moment van versturen)
Batch Processing
Campagnes worden verstuurd in batches om de mailserver niet te overbelasten.
Hoe het werkt:
Elke batch bevat 250 emails
Batches worden sequentieel verstuurd (niet parallel)
Tussen batches zit een kleine vertraging (queue processing)
Voorbeeld:
Waarom batches?
Voorkomt memory issues
Voorkomt timeouts
Beschermt tegen spam-flagging
Geeft betere stabiliteit
Duplicate Preventie
Het systeem voorkomt dat je per ongeluk dezelfde campagne twee keer verstuurt.
Controle bij aanmaken: Als je een campagne aanmaakt met exact dezelfde:
Template
Selectie
Naam
Tijdstip
...dan geeft het systeem een foutmelding en voorkomt versturen.
Let op: Dit geldt alleen voor geplande campagnes. Ad-hoc campagnes kunnen in theorie duplicaat zijn (verschillende naam = nieuwe campagne).
Beperkingen
Maximum Ontvangers
Maximaal 10.000 ontvangers per campagne.
Waarom?
Beschermt tegen te grote campagnes
Voorkomt mailserver overbelasting
Dwingt gefocuste targeting
Oplossing als je meer wilt versturen:
Splits je selectie in meerdere campagnes
Neem contact op met support voor bulk campagnes
Minimum Ontvangers
Minimaal 1 ontvanger.
Het systeem controleert of je selectie minstens 1 resultaat oplevert. Anders krijg je een foutmelding.
Test Campagnes
Voordat je een campagne naar duizenden mensen stuurt, kun je eerst testen.
Test Versturen
Maak je campagne aan (zonder te versturen)
Klik op Test Campagne
Vul een test emailadres in
De email wordt direct naar dit adres verstuurd
Controleer of alles correct is
Wat te controleren:
Onderwerpregel correct?
Merge variabelen goed ingevuld?
Afbeeldingen laden?
Links werken?
Layout ziet er goed uit (desktop + mobiel)?
Uitschrijflink werkt?
Let op: Test emails gebruiken dummy data voor merge variabelen (geen echte klantgegevens).
Campaign Status Tracking
Elke campagne heeft een status die je kunt volgen.
Campaign Statussen
Geplanned
Campagne is ingepland, nog niet verstuurd
Processing
Campagne wordt momenteel verstuurd (batches)
Completed
Campagne volledig verstuurd
Failed
Er is iets misgegaan tijdens versturen
Campaign Log
Voor elke campagne wordt bijgehouden:
Aantal ontvangers
Aantal verstuurd
Aantal gefaald (bounces, drops)
Job ID (voor technische tracking)
Timestamp van aanmaken
Timestamp van versturen
Toegang tot logs: Neem contact op met support voor inzage in campagne statistieken.
Email Delivery Tracking
Nadat emails zijn verstuurd, kun je de delivery status volgen.
Email Statussen
Sent
Email is verstuurd door ons systeem
Delivered
Email is aangekomen bij de ontvanger
Bounce
Email kon niet worden afgeleverd (adres bestaat niet)
Dropped
Email is geweigerd (spam filter, opt-out, etc.)
Opened
Ontvanger heeft de email geopend (indien tracking enabled)
Clicked
Ontvanger heeft op een link geklikt
Opt-Outs & Privacy
Het systeem respecteert automatisch privacy instellingen.
Automatische Filters
Campagnes worden NIET verstuurd naar:
Bezoekers die zich hebben uitgeschreven (opt-out)
Email adressen die eerder als spam zijn gemarkeerd
Email adressen met hard bounces (bestaat niet)
Email adressen op de blacklist
Opt-Out Link Verplicht
Elke campagne MOET een uitschrijflink bevatten:
Waarom verplicht?
Wettelijke verplichting (AVG/GDPR)
Voorkomt spam-klachten
Respecteert privacy van bezoekers
Zie ook: Privacy & AVG
Best Practices
1. Segmenteer je Doelgroep
Stuur gerichte emails naar relevante mensen:
Goed:
Slecht:
2. Personaliseer je Berichten
Gebruik merge variabelen om emails persoonlijker te maken:
Goed:
Minder goed:
3. Test Altijd Eerst
Stuur altijd een test email voordat je de campagne live zet.
Checklist:
4. Timing is Belangrijk
Kies het juiste moment om te versturen:
Goede tijden:
Dinsdag t/m donderdag (betere open rates)
10:00 - 11:00 uur of 14:00 - 15:00 uur
Niet in het weekend (tenzij evenement gerelateerd)
Vermijd:
Maandagochtend (volle inbox)
Vrijdagmiddag (mensen zijn al weekend-mode)
Late avond (emails verdwijnen in de lijst)
5. Niet Te Vaak
Vermijd campagne vermoeidheid:
Aanbevolen frequentie:
Nieuwsbrief: Maximaal 1x per maand
Event announcements: Ad-hoc (bij nieuwe shows)
Promoties: Maximaal 2x per maand
Te vaak = meer opt-outs.
6. Monitor je Resultaten
Vraag support om statistieken:
Open rate (hoeveel % opent je email?)
Click rate (hoeveel % klikt op links?)
Opt-out rate (hoeveel % schrijft zich uit?)
Benchmark:
Open rate > 20% = goed
Open rate < 10% = verbetering nodig
Opt-out rate > 2% = mogelijk te vaak / niet relevant
Veelgestelde Vragen
Kan ik een campagne annuleren?
Ja, maar alleen geplande campagnes die nog niet zijn verstuurd. Neem direct contact op met support.
Kan ik zien wie de email heeft ontvangen?
Ja, support kan je een lijst geven van ontvangers en hun delivery status.
Wat gebeurt er bij bounces?
Email adressen die hard bouncen (niet bestaan) worden automatisch gemarkeerd en krijgen geen volgende campagnes meer.
Kan ik attachments toevoegen?
Nee, campagne emails ondersteunen geen attachments (vanwege spam-risico). Gebruik links naar downloads.
Werkt HTML in mijn templates?
Ja, je kunt volledige HTML emails maken met CSS styling.
Kan ik afbeeldingen gebruiken?
Ja, maar host ze extern (bijv. op je website) en gebruik <img src="https://..."> tags.
Hoe voorkom ik spam filters?
Gebruik geen SPAM-gevoelige woorden ("GRATIS", "KLIK HIER")
Zorg voor uitschrijflink
Stuur niet te vaak
Houd je aan privacy regels
Test je email met spam checkers
Kan ik campagnes combineren met Mailchimp?
Het VoordeMensen CRM systeem is apart van Mailchimp. Je kunt beide gebruiken, maar ze synchroniseren niet automatisch.
Zie ook: Mailchimp Koppeling
Troubleshooting
"Selectie is te groot" foutmelding
Je selectie heeft meer dan 10.000 ontvangers.
Oplossing:
Verfijn je selectie criteria
Splits in meerdere campagnes
Neem contact op met support
"Geen rijen gevonden in selectie"
Je selectie criteria leveren 0 resultaten op.
Oplossing:
Controleer je selectie regels
Test met bredere criteria
Vraag support om te helpen debuggen
"Duplicate campaign" foutmelding
Je probeert exact dezelfde campagne nogmaals aan te maken.
Oplossing:
Wijzig de campagne naam
Kies een andere tijd
Check of de campagne al bestaat
Campagne lijkt niet verstuurd
Check:
Is de campagne status "Completed"?
Kijk in de campaign log (vraag support)
Check email delivery status van ontvangers
Controleer spam folders van test ontvangers
Merge variabelen werken niet
Check:
Gebruik je de juiste syntax? (
%FIRSTNAME%met %)Zijn de variabelen beschikbaar in je template?
Test met een test email
Last updated